loading ...
تعلّم كتابة البريد الإلكتروني

نسعى دائما لتكون طريقة كتابتك
لبريدك الإلكتروني مميزة

خطوات كتابة البريد الإلكتروني

أصبحت كتابة واستلام رسائل البريد الإلكتروني جزءًا لا مفر منه في الحياة اليومية، حيث تُعد رسائل البريد الإلكتروني من أكثر وسائل الاتصال استخدامًا في العالم، لكونها سريعة وفورية وتسمح لك بالتفاعل مع جميع أنواع الأنشطة التجارية داخل وخارج الحدود الوطنية. وقد تكون رسائل البريد الالكتروني غير رسمية (للأهل والأصدقاء) أو رسمية (للأعمال والشركات) وكلاهما يتطلب الطريقة الصحيحة في الكتابة. كما تتطلب كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية باللغة الإنجليزية بالطريقة الصحيحة مهارات معينة، فمن الضروري عدم ارتكاب الأخطاء، كما أنها لا تزال بحاجة إلى أن تكون احترافية لتقديم صورة جيدة عنك وعن شركتك. سوف تُساعدك هذا الموقع على التواصل بشكل أفضل وكتابة رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية بإحترافية.

الرسالة الإنجليزية تتكون من ستة عناصر رئيسية:
  • عنوان الرسالة (محدد وواضح)
  • التحية
  • افتتاحية الرسالة
  • موضوع الرسالة أو الجسم (يحتوي على السبب من وراء كتابة الرسالة)
  • الفقرة الختامية (وفيها يتم توضيح الإجراء المطلوب)
  • التحية الختامية

التحية

في التحية يمكن استخدام العبارات التالية :

Dear Mr. عزيزي السيد/ وبعدها تذكر أسم العائلة وليس الاسم الأول
Dear Mrs. عزيزتي السيدة مدام/ وبعدها تذكر أسم العائلة وليس الاسم الأول
Dear Sir. سيدي العزيز (لا يشترط ذكر الاسم)
Dear Madam سيدتي العزيزة (لا يشترط ذكر الاسم)
Dear Ms عزيزتي الأستاذة/ ثم الاسم الأول (تستخدم في حالة مخاطبة سيدة لا تعرف حالتها الاجتماعية، أي في حالة كونك لا تعرف هل هي متزوجة أم آنسة
To whom it may concern إلى من يهمه الأمر (حينما تخاطب جهة مجهولة)
Dear All جميع الأعزاء (إذا كانت الرسالة موجه إلى أكثر من شخص)

متى نتسخدم Mr. تستخدم قبل أسم الرجل بغض النظر عن حالته الزواجية، متزوجاً أم لا، وتعني السيّد. متى نتسخدم Mrs. تستخدم مع المرأة المتزوجة، وتكون متأكداً من حالتها الزواجيّة وذلك حتى لا تقع في موقف مُحرج. متى نتسخدم Miss. تستخدم مع الأنثى غير المتزوجة، ويفضل استخدامها مع الأنثى الشابّة 16 سنة أو اقل، وقد تكون هنا متأكداً من أنها غير متزوجة لهذا السبب نستخدم معها المسمى الذي يناسبها. متى نتسخدم Ms. تستخدم مع الأنثى المتزوجة وغير المتزوجة، وهذا المسمى مُحايد،. في كل الحالات لن تُعاني أبداً من المواقف المُحرجة، وينصح بها إذا كنت تكتب رسالة مثلاً لإمرأة لا تعلم عنها شيئاً ولا تعلم متزوجة أم لا

يمكنك اتباعها بعبارة تحية أخرى مثل : Dear بعد التحية التي تبدأ بكلم Greetings - Good Morning - Good afternoon

التحية الختامية

سنتناول هنا الخاتمة، وقد وضعناها في الترتيب بعد التحية مباشرة مع أن المألوف أن نذكرها في النهاية كونها أخر عنصر من عناصر الرسالة، لكن دفعنا إلى ذلك هو ارتباط الخاتمة ارتباطاً وثيقاً بالافتتاحية كما هو مبين أدناه :

  • إذا بدأت الرسالة ب Dear Sir أو Dear Madam إذاً من الأفضل أن تختم بهذه العبارة Yours Faithfully, ثم تضع اسمك أسفل منه .
  • إذا بدأت الرسالة ب Dear Mr. أو Dear Mrs.، إذاً من الأفضل أن تختم بهذه العبارة Yours Sincerely ثم تضع أسمك أسفل منها.
  • أو أن تضع نفسك في مأمن وتستخدم العبارات التالية في جميع الرسائل بغض النظر عن التحية التي بدأت بها: Best Regards - Kind Regards – Regards

افتتاحية الرسالة

هي أول فقرة تأتي في الترتيب بعد عنصر التحية، وفيها توضح للمتلقي الغرض من كتابة الرسالة، ويمكنك استخدام أي من العبارات التالية والتي تتفق مع غرضك:

Thank you for your email/letter about أشكرك على رسالتك بخصوص للشكر
I’m writing to request information about أكتب هذا لطلب معلومات عن لطلب مزيداً من المعلومات
This is to inform you about كتب هذا لإحاطتكم علماً عن للإبلاغ عن شيء
I’m writing to complain about أكتب هذا شاكياً من للشكوى
I’m writing to apologize about كتب هذا معتذراً عن للاعتذار
With reference to your letter/email about بالإشارة إلى خطابكم/ايميلكم السابق عن … للتوضيح
Let me congratulate you on اسمح لي بأن أوجه لكم التهنئة على للتهنئة

الفقرة الختامية من الرسالة

هي أخر فقرة من فقرات الرسالة، وتأتي قبل التحية الختامية، وبها توضح أي رد الفعل الذي تطلبه من المتلقي، ويمكنك استخدام أي من العبارات التالية على حسب غرضك من الرسالة:

I look forward to hearing from you sooner أتطلع لردك في القريب العاجل
Your quick response is highly appreciated نثمن بشدة ردكم السريع
I expect you reply by أتوقع رداً منكم بتاريخ
I’m looking forward to meeting you أرجو مقابلتكم
I hope to hear from you at your earliest convenience أتوقع ردكم في الوقت الذي يناسبكم

اختصارات مهمة تستخدم عند استخدام البريد الالكتروني

  • AEAP : يعني في أقرب وقت ممكن As Early As Possible
  • ASAP : وهذا يعني في اسرع وقت ممكن As Soon As Possible
  • ASAP : وهذا يعني في اسرع وقت ممكن As Soon As Possible
  • AB : يجب إكمالها في غضون مهلة زمنية معينة. Action By
  • AR : بمعنى الإجراء المطلوب. يتم تبليغ المستلم بأنه تم تكليفه بمهمة. Action Required
  • COP أو EOP : وهذا يعني إغلاق التشغيل / نهاية التشغيل. يشير إلى نهاية اليوم في منظور رؤية العمل على أنه مده تشغيل. Close Of Play / End Of Play
  • CWC : تعني تغير في ظروف العمل. change in working conditions
  • EOD : "نهاية اليوم" end of day
  • FYA : تعني (عملك) . يتم تبليغ المستلم بأنها تم تكليفه بمهمة. يمكن أن يعني أيضًا انتباهك ، أو موافقتك ، أو مساعدتك ، أو وعيك ، أو تفويضك ، أو معرفتك. For Your Action.
  • FAO : تعني "اهتمام شخص او مجموعه معينه " ، وخاصة في البريد الإلكتروني أو المراسلات المكتوبة. يمكن استخدام هذا المصطلح لتوجيه بريد إلكتروني لفرد عندما يتم إرسال بريد إلكتروني إلى عنوان بريد إلكتروني لفريق أو إلى قسم معين في الشركة For the Attention Of
  • FYI : FYIلمعلوماتك " يمكن كتابتها أيضًا هكذا "Fyi" يتم إبلاغ المستلم بأنه ليس عليه الرد على هذه الرسالة الإلكترونية. for your information
  • FYFG : تعني ارشادك المستقبلي. يمكن كتابتها أيضًا هكذا (Fyfg) تُستخدم في بداية الموضوع ، عادةً في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشركات التي ترغب الإدارة فيها في إبلاغ الموظفين عن الإجراء الجديد الذي يجب عليهم اتباعه For Your Future Guidance.
  • FYG : تعني إرشادك. يمكن كتابتها أيضًا هكذا fyg)) تُستخدم في بداية الموضوع ، عادةً في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشركات التي ترغب الإدارة فيها في إبلاغ الموظفين عن الإجراء الجديد الذي يجب عليهم اتباعه. For Your Guidance
  • FYR : وهذا يعني استخدامها كمرجع لك. يُستخدم هذا عادةً في مواضيع البريد الإلكتروني لإرسال معلومات متابعة حول شيء يعرفه المستلمون بالفعل For Your Reference.
  • I : بمعنى المعلومات. تستخدم في بداية الموضوع. يتم إبلاغ المستلم بأنه ليس عليه الرد على هذه الرسالة الإلكترونية. يمكن استخدامها بشكل شائع في أوروبا أكثر من أمريكا الشمالية ، حيث قد تكونFYI مفضله. Information
  • LET : تعني المغادرة في وقت مبكر اليوم. تُستخدم في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشركات للإشارة إلى أن المرسل سيغادر المكتب في وقت مبكر من ذلك اليوم Leaving Early Today.
  • LF : يعني البحث عن شيء ما. تُستخدم في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشركات للإشارة إلى أن المرسل يبحث عن هذا الشيء المعين. Looking For something
  • MIA : بمعنى مفقود في العمل . يُستخدم عند فقد البريد الإلكتروني الأصلي في عملية العملMissing In Action.
  • NIM : بمعني عدم وجود رسالة داخلية . يتم استخدامه عندما يتم تضمين محتوى البريد الإلكتروني بالكامل في الموضوع ويظل النص فارغًا. وهذا يوفر وقت المستلم لأنه لا يضطر بعد ذلك لفتح البريد الإلكتروني. No Internal Message
  • NB : بمعني لاحظ جيدا. اختصارلاتيني بمعني ملاحظه. تُستخدم قبل معلومة مهمة لجعل القراء يلاحظونها. Note Well
  • NMP : بمعني ليس مشكلتي. يُستخدم في الرد للإشارة إلى أنه تم تجاهل البريد الإلكتروني السابق. Not My Problem
  • NNTR : بمعني عدم الحاجة إلى الاستجابة. يتم إبلاغ المستلم بأنه ليس عليه الرد على هذه الرسالة الإلكترونية. No Need To Respond
  • NRN : بمعنى أنه لا يوجد رد ضروري أو لا يوجد رد مطلوب. يتم إبلاغ المستلم بأنه ليس عليه الرد على هذه الرسالة الإلكترونيةNo Reply Necessary.
  • NRR : بمعني عدم طلب الرد أو لا يوجد رد مطلوب. يتم إبلاغ المستلم بأنه ليس عليه الرد على هذه الرسالة الإلكترونية. No Reply Requested or No Reply Required
  • NYR : بمعني بحاجة إلى ردك . بحيث يتطلب استجابة. Need Your Response.
  • NYRT : بمعني بحاجة إلى ردك اليوم . بحيث يتطلب استجابة في يوم العمل هذا. Need Your Response Today.
  • NYRQ : بمعني بحاجة إلى ردك السريع . بحيث يتطلب استجابة فورية. Need Your Response Quick.
  • NYR-NBD : بمعني بحاجة إلى ردك - في يوم العمل التالي . يتطلب استجابة قبل نهاية يوم العمل التالي. Need Your Response - Next Business Day
  • OoO : بمعني خارج المكتب. تُستخدم في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشركات للإشارة إلى أن المرسل خارج العمل. Out of Office
  • PFA : بمعني [يرجى البحث عن المرفق]. تُستخدم في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشركات للإشارة إلى إرفاق مستند أو مجموعة من المستندات كمرجع. Please Find the Attachment
  • PYR : بمعنى في طلبك. يتم إبلاغ المستلم أن المرسل يرد على رسالة بريد إلكتروني سابقة تم تكليفها فيها بمهمة. Per Your Request
  • QUE : بمعني سؤال. يتم إعلام المستلم بأن المرسل يريد إجابة على هذا البريد الإلكتروني. Question.
  • RB : وهذا يعني الرد قبل(مده). تُستخدم مع مؤشر زمني لإبلاغ المستلم بأن المرسل يحتاج إلى رد في غضون مهلة زمنية معينة Reply By
  • RLB : وهذا يعني القراءة لاحقًا . يُستخدم عند إرسال بريد إلكتروني شخصي أو إعلامي إلى عنوان بريد إلكتروني مفعل للنشاط التجاري. الاستجابة فورية غير مطلوبة. Read later
  • RR : بمعنى الرد امطلوب . يتم إبلاغ المستلم بأنه يجب أن يرد على هذه الرسالة الإلكترونية Reply Requested.
  • RSVP : بعني الرد مطلوب ، . يتم إبلاغ المستلم بأنه يجب أن يرد على هذه الرسالة الإلكترونية. غالبًا ما يُستخدم للردود (قبول / رفض) للدعوات. Reply Requested, please
  • SIM : بمعنى الموضوع هو الرسالة. يتم استخدامه عندما يتم تضمين محتوى البريد الإلكتروني بالكامل في الموضوع ويظل النص فارغًا. وهذا يوفر وقت المستلم لأنه لا يضطر بعد ذلك لفتح البريد الإلكتروني. Subject Is Message
  • SSIA : بمعنى الموضوع يقول كل شيء . يتم استخدامه عندما يتم تضمين محتوى البريد الإلكتروني بالكامل في الموضوع ويظل النص فارغًا Subject Says It All.
  • TLTR : بمعني أن نص القراءة طويل جدًا . تُستخدم في بعض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشركات لطلب أن يعيد مرسل البريد الإلكتروني كتابة نص البريد الإلكتروني بشكل أقصر. Too Long to read.
  • WFH : بمعني العمل من المنزل . تُستخدم في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشركات للإشارة إلى أن الشخص المشار إليه يعمل من مكان بعيد ، وعادة ما يكون من مكتب منزلي. Working From Home
  • Y/N : بمعني نعم / لا. يتم إبلاغ المستلم بأنه يجب عليه الرد على هذه الرسالة الإلكترونية بإجابة بسيطة بنعم أو لا ، مما يزيد من احتمالية حصول المرسل على رد سريع. Yes/No
  • VSRE : بمعني توقع رد قصير جدًا. Very Short Reply Expected
  • UDA : بمعني وثيقة عاجلة مرفقة. URGENT DOCUMENT ATTACHED
  • CTA : عبارة تحث على اتخاذ إجراء. تعليمات لمستقبل البريد صممت لتحفيز استجابة فورية. Call to Action

نصائح أخرى

تأكد من أن البريد الإلكتروني ضروري وأنه هو الخيار الأفضل لمراسة الشخص الذي تريد مراسلته، وتأكد من أنه لن يهملها وأنه سوف تفي بالغرض المطلوب. استخدم عناوين بريد إلكتروني جذابة مع الحرص على التفرقة بين البريد الالكتروني التجاري أو الشخصي، حيث أن التجاري يحتاج طريقة رسمية وموجزة على عكس الشخصي فأنت ترسله إلى صديق! مرة أخرى، كن واضحاً وموجزاً ومهذباً، حيث يتلقى العديد من الأشخاص العديد من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. إذا كان بريدك الإلكتروني طويلًا أو غير جيد، فقد لا يرد المستلم عليه. احترس من التوقيعات حيث يضع العديد من الأشخاص توقيعات في الجزء السفلي من رسائل البريد الإلكتروني وغالبًا ما تتضمن معلومات الاتصال، مثل عناوين البريد الإلكتروني أو أرقام الهواتف. يمكن أن يكون ذلك مفيدًا في بعض الأحيان ولكن احذر إذا قمت بإعادة توجية الرسالة فقد ترسل تلك المعلومات الهامة إلى أشخاص آخرين. استخدم المدقق الإملائي إذا كانت رسالتك رسمية حيث لا مجال للأخطاء، يمكنك إضافة أداة مثل Grammarly إلى متصفحك واستخدامه في أي وقت تكتب فيه أي شيء.